「生成AIを試しに入れてみた。一部の社員は使っているけれど、会社としては広がらない」。最近、こうしたご相談が増えています。
私は中小企業診断士として、また公的支援機関の相談員として、日々中小企業のDXや業務改善のご相談に関わっています。生成AIの研修やセミナーも数多く担当してきました。
お試しの導入をPoC(ピーオーシー、本格導入の前に効果を確かめる試行のこと)と呼びます。生成AIは、このPoCの段階で止まってしまう会社が少なくありません。この記事では、止まる会社と定着する会社の分かれ目を、私の見てきた範囲でお伝えします。
「一部の人だけが使っている」で止まる
生成AIの導入で多いのは、次のような流れです。
- 話題になっているので、法人向けのプランを契約する
- 興味のある社員が使い始め、「便利だ」という声が出る
- ところが数か月たっても、使っているのは同じ数人のまま
商工会のセミナーのアンケートでも、「実際にAIは若い者に任せているという感じです」という声をいただきました。若手が使い始めるのは良いことです。ただ、それが個人の便利ツールのままで、会社の仕事の進め方が変わっていない状態は、まだPoCの途中だと考えたほうがよいでしょう。
止まる会社の3つの共通点
1. 目的がない
「とりあえず契約した」「他社も使っているから」で始めると、何ができたら成功なのかが決まりません。成功の基準がないので、続けるか、広げるかの判断もできません。
2. 推進役がいない
社内でいちばん詳しい人に、なんとなく任せている状態です。その人の本業が忙しくなった時点で、取り組みは止まります。詳しい人と、推進する役割を任された人は、別のものです。
3. ルールがない
「どの情報なら入れてよいか」が決まっていないと、真面目な社員ほど使うのをためらいます。社内ルールの決め方は「生成AIの社内ルール、最低限これだけは決める」で書いています。
定着する会社は、AIを使う「きっかけ」が決まっている
反対に、うまく定着している会社には共通点があります。私がいちばん大きいと感じているのは、AIを使う場面が、日常の業務の中に組み込まれていることです。
言いかえると、「いつ使うか」のきっかけ(トリガー)が決まっている業務は定着しやすい、ということです。たとえば次のような業務です。
| きっかけの種類 | 業務の例 |
|---|---|
| スケジュールで決まっている | 毎週の営業報告のまとめ、月末の実績の振り返り、毎月の社内報やお知らせ |
| 出来事で決まっている | 新商品を扱うときの商品説明やPOPづくり、求人を出すときの募集文、問い合わせが来たときの返信の下書き |
こうした業務は、きっかけが来れば必ず発生します。そのたびに「ここでAIを使う」と決めておけば、使うかどうかを毎回考える必要がありません。使うことが、仕事の手順の一部になります。
反対に、「困ったときに使ってください」「何か思いついたら試してください」という使い方は、定着しません。忙しいときほど、慣れたやり方に戻ってしまうからです。
定着させるための3つの工夫
1. きっかけの決まった業務から始める
最初に取り組む業務は、3〜5件に絞ります。選ぶときは、手間がかかるかどうかに加えて、「いつ発生するかが決まっているか」を見てください。業務の洗い出し方は「業務の棚卸し」の記事で紹介しています。
2. 推進役に、時間と権限を渡す
推進役は「詳しい人」ではなく「任された人」にします。週に何時間をこの仕事に使ってよいか、どこまで自分で決めてよいかを、経営者がはっきり伝えます。
3. 振り返りの場をつくる
週に1回、15分でも構いません。「先週どの業務で使ったか」「うまくいかなかったことは何か」を共有する場をつくります。うまくいった頼み方(プロンプト、AIへの指示文)を社内で共有すると、使う人が一気に増えます。
研修だけでは定着しない理由
研修を受けると、使い方はわかります。ですが、研修が終わった翌週から、自社の業務で試しては直す期間がないと、使い方は忘れられていきます。
当社の生成AIの伴走支援(標準プラン)は、2か月・全8回でこの期間を一緒に進める形にしています。
- 最初の2回……研修で基礎をそろえ、業務を見える化して、取り組む目標を決める
- 第3回……重点業務を3〜5件選び、担当とスケジュールを決める
- 第4〜7回……毎週、実際に使った結果を確認し、頼み方を改善する
- 第8回……成果をまとめ、社内で続けていくための次の計画を立てる
この記事でお伝えした「業務を絞る」「推進役」「振り返りの場」を、2か月かけて社内に根づかせる進め方です。もちろん、社内で同じ形をつくれるのであれば、外部の支援は必要ありません。
明日からやれること:「きっかけ」と「利用率」を確かめる
すでに生成AIを入れている会社は、次の2つを試してみてください。
- 利用率を数える……「先週、仕事でAIを1回以上使った人は何人か」を数えます。今の定着度合いがわかります
- きっかけのある業務を1つ選ぶ……毎週・毎月決まって発生する業務か、決まった出来事で発生する業務を1つ選び、その業務の手順に「ここでAIを使う」と1行書き足します
手順書がなければ、担当者と「次にこの業務が来たら、ここでAIを使う」と口頭で決めるだけでも十分です。1か月後にもう一度利用率を数えると、変化が見えてきます。
まとめ
生成AIがPoCで止まるか、定着するか。その分かれ目は、ツールの性能よりも使い方の決め方にあります。
- 止まる会社……目的がない、推進役がいない、ルールがない
- 定着する会社……AIを使うきっかけが、日常の業務の中で決まっている
- 定着させる工夫……きっかけの決まった業務から始める、推進役に時間と権限を渡す、振り返りの場をつくる
「入れてはみたが、広がらない」「どの業務から定着させればよいか一緒に考えてほしい」という場合は、お気軽にご相談ください。御社の業務の中から、AIを組み込みやすい場面を一緒に探します。