「生成AIで、何か効率化できないか」。最近、こうしたご相談をよくいただきます。

私は中小企業診断士として、また公的支援機関の相談員として、日々中小企業の業務改善やDXのご相談に関わっています。生成AIの研修やセミナーも数多く担当してきました。

その中で感じるのは、AIで成果が出るかどうかは、AIの使い方より前の「どの業務に使うか」で決まるということです。そして、その使いどころを見つける方法が「業務の棚卸し」です。この記事では、AI導入の前にやる棚卸しの手順を、そのまま使える形でお伝えします。

なお、DX全般の進め方としての棚卸しは「中小企業のDXは何から始める?」でも紹介しています。この記事は、生成AIの使いどころを見つけることに絞った内容です。

なぜ、ツール選びより先に棚卸しなのか

生成AIは道具です。使いどころが決まらないまま入れると、多くの場合「メールの下書きに使ってみた」で止まってしまいます。便利ではあっても、会社の仕事の進め方は変わりません。

反対に、業務を書き出してみると、「この作業に毎月これだけ時間を使っていたのか」という発見が必ずあります。使いどころは、外から探すものではなく、自社の業務の中から見つけるものです。

私が担当した商工会のセミナーでも、初回はAIを使いませんでした。紙とペンだけで「時間がかかっている作業」を書き出すワークから始めています。書き出したものを、次の回で実際にAIで解決する流れです。

手順1:作業を書き出す

最初は、自分の仕事を「作業」の単位で書き出します。「経理」「営業」のような大きなくくりでは粗すぎます。「請求書を作る」「見積もりを送る」「日報をまとめる」くらいの細かさがちょうどよいです。

思い出しやすいのは、時間の流れに沿って書く方法です。

• 1日の流れ……朝出社してから帰るまでに、何をしているか
• 1か月の流れ……月初・月末・締め日など、決まった時期にだけ発生する作業は何か

月末の請求や集計のように、毎日はやらないけれど重い作業は、1日の流れだけでは抜け落ちがちです。1か月の流れでも振り返ってください。

手順2:4つの項目をつける

書き出した作業の一つひとつに、次の4つを書き添えます。表にすると見やすくなります。

• 頻度……毎日、週1回、月1回など
• 1回あたりの時間……だいたいで構いません
• 誰ができるか……誰でもできるのか、特定の人しかできないのか
• 扱う情報……公開している情報か、社内の情報か、個人情報や取引先の情報を含むか

頻度と時間を掛け合わせると、その作業に1か月で使っている時間が見えてきます。1回5分でも毎日なら、月に2時間近くになります。

私が担当した個社別DX研修でも、参加者の皆さんに業務一覧表を作ってもらい、頻度や所要時間を書き込んでもらいました。手を動かした方から「思っていたより手作業が多い」という声が上がったのが印象的でした。その様子は研修レポートの第1回で紹介しています。

手順3:作業の「型」で仕分ける

ここが、AI導入の前の棚卸しでいちばん大事なところです。書き出した作業を、性質ごとに仕分けます。すべての作業がAIに向いているわけではないからです。

見落とされがちなのが2行目です。毎回同じ手順で写したり集計したりする作業は、AIに毎回頼むより、仕組みとして自動化したほうが確実で速いことが多いのです。この考え方は転記作業の自動化の記事で詳しく書いています。

4行目の「やめる」も大切です。要らない作業をAIで効率よくこなしても、意味がありません。棚卸しは、やめられる作業を見つける機会でもあります。

手順4:「扱う情報」で、使える形を決める

手順2でつけた「扱う情報」の列は、AIをどう使えるかを左右します。

• 公開している情報だけの作業……ホームページやチラシの文章づくりなど。比較的すぐに試せます
• 社内の情報を含む作業……入力した内容が学習に使われない法人向けのプランを使い、社内で使い方のルールを決めてから
• 個人情報や取引先の情報を含む作業……そのままは入れない。名前や金額を伏せる、仕組みを分けるなど、扱い方を先に決める

商工会のセミナーでも、「請求書のPDFをExcelにしたい」「出勤表から給与計算をしたい」という要望とあわせて、「このデータ、入れて大丈夫ですか?」という質問をいただきました。まさにこの列の話です。使いどころの候補が見つかっても、扱う情報によって進め方は変わります。そのときの答えはセミナーの開催レポートにまとめています。

棚卸しの表から、最初の1つを選ぶ

ここまでで、作業ごとに「月の時間」「型」「扱う情報」がそろいました。最初に取り組む候補は、次の3つが重なる作業です。

1. 1か月で使っている時間が長い
2. 型が「書く・まとめる・調べる」
3. 扱う情報が公開情報か、伏せれば使えるもの

候補は1つで十分です。1つで成果が出ると、社内に「AIはこう使えばいいのか」という実感が生まれ、次の作業に広げやすくなります。

明日からやれること:自分の1日を書き出してみる

いきなり会社全体の棚卸しをする必要はありません。まずは自分の仕事で試してみてください。

1. A4用紙を1枚用意し、今日やった作業を時間の流れに沿って書き出す(15分)
2. それぞれに頻度・時間・誰ができるか・扱う情報を書き添える(10分)
3. 「書く・まとめる・調べる」の作業に印をつけ、いちばん時間のかかっているものを1つ選ぶ(5分)

30分あれば、AIで最初に試す作業が決まります。社内で同じことを何人かにやってもらうと、部署を越えて共通する作業も見えてきます。

まとめ

生成AIの使いどころは、AIの機能一覧からではなく、自社の業務の中から見つかります。

• 書き出す……作業の単位で、1日と1か月の流れに沿って
• 4つの項目……頻度、時間、誰ができるか、扱う情報
• 型で仕分ける……AI向き、仕組み化向き、人がやる、やめる
• 最初の1つ……時間が長く、AI向きで、情報の扱いに問題がない作業から

「自社の業務を、外の目で一緒に棚卸ししてほしい」という場合は、業務診断から承ります。御社の業務についてお話を伺い、AIの使いどころと進め方を一緒に整理します。